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Auswahl des Lokales
Die wohl wichtigste Entscheidung ist, einen passenden Gastronomiebetrieb für die Hochzeitstafel zu finden. Die Erfahrung zeigt, das in den begehrteren Lokalen, welche gute Voraussetzungen für das Ausrichten einer Hochzeit haben, sehr oft bestimmte Termine ein Jahr im voraus reserviert sind. Wenn man selbst flexibel ist und nicht auf einem bestimmten Termin bestehen muss, ist es jedoch sicher ausreichend, wenn man 6 - 8 Monate vor dem geplanten Termin mit der Auswahl des passenden Lokales beginnt. Folgende Punkte sollen Ihnen bei der Auswahl Ihres Hochzeitssaales helfen.
Gästezahl abschätzen
Das Hochzeitspaar sollte versuchen die Anzahl der Gäste abzuschätzen, die Größe der Familien, und die in den Familien üblichen Gewohnheiten bestimmen in diesem Punkt meist, wie viele Verwandte einzuladen sind. Zusätzlich zu den näheren und entfernteren Verwandten sollte entschieden werden welche, bzw. wie viele Freunde, Arbeitskollegen, Vereinskollegen oder Nachbarn eingeladen werden. Bei den Freunden und Kollegen ist es auch teilweise üblich diese als sog "Nachgeher" einzuladen, das heißt diese kommen erst später, üblicherweise erst ab 20.00 Uhr zur Tafel dazu - diese Regelung ermöglicht es vor allem, wenn Ihre Zahl groß ist, das der persönliche Charakter einer Familienfeier beim Hauptmenü erhalten bleibt. Die so ermittelte Gästezahl ist zwar noch nicht entgültig Sie hilft aber entscheidend bei der Auswahl des passenden Lokales.
Bühne, diverse Anschlüsse, Tanzfläche
Ein Saal sollte neben der ausreichenden Größe für alle Gäste, eine Bühne oder Podium mit entsprechend starken Stromanschlüssen für die Musik bieten. Wichtig ist das genug Platz zum Tanzen und für diverse Spiele bleibt, der auch von allen Gästen eingesehen werden kann. Wichtig ist auch das der Saal entsprechend belüftet werden kann. Die Beleuchtung sollte individuell regelbar sein. Ein ansprechendes helles Ambiente mit der zum Anlass passenden Dekoration erfreut das Auge und trägt erheblich zum guten Gelingen bei.
Infrastruktur des Betriebes
Neben dem eigentlichen Saal sind aber auch noch einige andere Einrichtungen eines Gastronomiebetriebes bei der Auswahl zu hinterfragen. Gibt es ausreichend Toiletteanlagen für die erwartete Gästezahl? Sind die Toiletten auch für gehbehinderte Menschen entsprechend erreichbar, gerade bei einer Hochzeit treffen mehrere Generationen zusammen, da muss für die Oma mit dem Stock genauso vorgesorgt sein, wie für den Kleinsten, für den eine Wickelmöglichkeit vorhanden sein sollte. Kinder sind bei solchen Familienfeiern überhaupt ein sehr wichtiger Faktor, ihr Wohlbefinden auf einem entsprechenden normengerechten Spielplatz nimmt viel Stress von den Eltern, und macht auch für die Kinder mit ihrem Bewegungsdrang, das Hochzeitsfest zu unvergesslichen Erinnerung. Man sollte auch bedenken, das eine Hochzeitsgesellschaft eine nicht zu unterschätzende Menge Autos mit sich bringt, ausreichende Parkflächen sollten dem geeigneten Lokal zur Verfügung stehen. Ein Parkschaden einer der Gäste, kann die gute Stimmung einer ganzen Hochzeitsgesellschaft trüben. Vor allem, wenn Sie Familien mit kleineren Kindern zu Ihren Gästen zählen sollten Sie schon bei der Auswahl des Gastbetriebes darauf achten, das Sie im Haus Nächtigungsmöglichkeiten haben. Es hat zwar die Erfahrung gezeigt, das es wenig Sinn hat kleine Kinder aus dem Geschehen heraus zu reißen, bevor sie entsprechend Müde sind. Aber irgendwann ist es soweit, das die Kleinen gerne ins Bett fallen, und die Eltern können sorglos weiter bei der Gesellschaft bleiben.
Kosten abschätzen
Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Auswahl des Lokales sind natürlich auch die zu planenden Kosten. Faire und renommierte Betriebe verfügen über Musterkalkulationen von entsprechenden Feiern, und können aufgrund solcher Unterlagen relativ genau die Kosten schätzen.
Musikgruppe rechtzeitig verpflichten
Nachdem man die Entscheidung für ein bestimmtes Lokal getroffen und eine Terminvereinbarung mit dem Betreiber geschlossen ist, sollte man als nächstes rechtzeitig die Musikgruppe TOP DUO unter Vertrag nehmen. Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, dass sich das Brautpaar nicht blind auf Empfehlungen verlässt, sondern eine geeignete Gruppe, welche sehr professionell, gerade bei Hochzeiten unvergessliche Stimmung verbreitet, verpflichtet. Auf jeden Fall muss der Aufbau der Tonanlage so rechtzeitig erfolgen, dass beim Eintreffen der Hochzeitsgesellschaft im Lokal alles fertig ist, und die Musik das Brautpaar und die Gäste bereits musikalisch begrüßen können. Die konkrete Planung der ganzen Feier sollte ca. 6 Wochen vor dem großen Tag gemeinsam mit dem Wirt erfolgen. Dabei sollten folgende Punkte im Detail besprochen werden:
Festlegen der Sitzordnung
Je nach Anzahl der Gäste und Saal haben sich die U-Tafel für kleinere Gruppen und die E-Tafel für größere Gruppen durchgesetzt. Fragen Sie nach entsprechenden Sitzplänen oder Bildern von vergangen Hochzeiten. Gut organisierte Anbieter helfen Ihnen mit entsprechenden Unterlagen, die exakt auf den jeweiligen Saal abgestimmt sind. Zu diesem Zeitpunkt sollte die Tafelform und ungefähre Personenanzahl fixiert werden, die exakte Planung der Sitzordnung sollte jedoch erst in der letzten Woche vor der Hochzeit erfolgen, da die Erfahrung zeigt, das es bis kurz vor so einem Fest zu Absagen kommen kann, eine zu frühe Planung wäre dann doppelt zu machen. Bei der entgültigen Einteilung sollte man gewisse Hierarchien beachten. Üblicherweise sitzt die Braut zur Rechten des Bräutigams, neben dem Brautpaar sitzen in der Regel die jeweiligen Trauzeugen mit Partnern, im Anschluss nehmen die Eltern und Großeltern platz. Die restliche Verwandtschaft wird je nach den üblichen Bräuchen in den Familien angeordnet. Oft wird versucht eigene Kindertische zu gestalten, davon möchte ich aber eher abraten, da vor allem kleinere Kinder die Betreuung durch die Eltern brauchen und so zusätzlicher Stress für die Eltern entsteht. Kinder unter 10 Jahren sollten am Besten neben den Eltern platziert werden. Ältere Kinder und Jugendliche können sehr wohl einen eigenen Bereich zugewiesen bekommen.
Dekoration der Tafel
Neben einer ausgewogenen Sitzordnung ist eine geschmackvolle farblich abgestimmte Dekoration ein weiterer Punkt, den man nicht vernachlässigen sollte. Hier ist es vor allem wichtig, das das Brautpaar die einzelnen Zulieferer wie Gärtner, der Gestecke und Brautstrauß fertigt, und den Konditor der die Hochzeitstorte liefert, mit dem Gastbetrieb, der die Tafel deckt koordiniert. Das Brautpaar sollte eine Farbe oder Farbkombination vorgeben. Färbige Papierservietten, Kerzen, Tischbänder, Gestecke in verschiedensten Formen, eingestreute Blütenblätter, Efeuranken und viele weitere Gestaltungsmöglichkeiten können mit Fantasie und Kreativität eine Tafel zur wahren Augenweide werden lassen. Je nach Stil der Tafel kann man mit Menükarten, die sich harmonisch in das Gesamtbild einfügen noch einen persönlichen Akzent setzen.
Hochzeitstorte, Mehlspeisen, Blumenschmuck anliefern
Die kunstvoll gestaltete Hochzeitstorte gehört einfach dazu. Ein solches Kunstwerk bedarf aber beim Transport, und bei der Aufstellung auf der Tafel oder auf einem Büffet fachkundiger Hände. Daher ist es dringest zu empfehlen, die Torte immer vom Konditor zum Gastbetrieb liefern zu lassen, und auch dort vom Meister selbst aufstellen zu lassen. Die letzten Stunden vor einer Hochzeit sind auch ohne den Nervenkitzel einer Fahrt mit der Hochzeitstorte noch spannend genug. Überhaupt sollte das Brautpaar und die nächsten Angehörigen trachten den Tag vor der Hochzeit möglichst frei zu halten. Auch das Anliefern des Blumenschmuckes zur Tafel oder zur Kirche sollte man in fachkundigen Händen belassen, der Profi kann sich bei kleinen Pannen leicht helfen, das Brautpaar kommt aber schon bei kleinen Schwierigkeiten in Zeitverzug und unnötigen Stress. Mehlspeisen und Keksteller gehören in der Steiermark einfach zur Hochzeit wie das Brautpaar. In diesem Punkt gilt jedoch auch der Grundsatz, das weniger mehr sein kann. Bedenken Sie, das gerade im Sommer oft ein erfrischender Obstteller mehr Zuspruch erfahren kann als ein Zuviel an Süßem.
Aperitif
Gerade bei einem so festlichen Anlass sollte der Aperitif nicht fehlen. Vielfach wird dem Brautpaar beim Einzug zur Tafel noch einmal gratuliert, Geschenke werden überreicht, die Gesellschaft braucht etwas Zeit um sich auf der Tafel zurechtzufinden, die Damen nützen gerne die Gelegenheit um das Make up noch aufzufrischen. Die so entstehende Pause kann gut mit einem Glas Sekt oder dergl. im Stehen überbrückt werden. Dem Gast, der nach einem oft schon umfangreichen Tag, endlich an der letzten Station angekommen ist, wird ohne lange Wartezeit signalisiert, das er willkommen ist, der erste Durst wird gelöscht. Gerade bei einer großen Zahl an Gästen braucht auch der bestorganisierte Gastbetrieb einige Minuten bis jeder Gast das erste Getränk an der Tafel erhält - mit dem Aperitif bekommt er den Willkommensgruß schon bevor er zur Tafel kommt.
Zeiteinteilung
Besprechen Sie mit Ihrem Gastgeber aber auch die Zeiteinteilung für den weiteren Abend, nur wenn Küche und Service über geplante Abläufe informiert sind können Sie optimal für die Gesellschaft arbeiten. Erfahrene Gastgeber können hier wertvolle Tipps bei der Gestaltung des Abends geben. Als ein oft leidiger Punkt, ist hier auch das sogenannte Brautstehlen zu nennen. Ein eigentlich lustiger Brauch, der nicht zu missen ist, allerdings sollte man beachten, das oft mit der Braut bzw. dem Bräutigam auch die Stimmung mitgestohlen wird. Eine zu lange Abwesenheit der Hauptdarsteller ist ein sicherer Stimmungskiller. Um dem zu entgehen wird die Braut oft schon vor dem Einzug zur Tafel "gestohlen", wenn die Zeit dafür eingeplant sicher eine vernünftige Alternative. Beachten Sie bei der Planung des Tagesablaufes, das für die einzelnen Stationen genug Zeit berechnet wird, vergessen, Sie nicht, das eine Hochzeitsgesellschaft im Konvoi, länger für einzelne Wegstrecken braucht, als ein einzelner PKW. Sie sollten trachten möglichst pünktlich zur Tafel zu kommen, die Qualität der Speisen leidet unter zu langen Wartezeiten.
Festmahl
Der wohl wichtigste Teil des Tafelgeschehens ist wohl das Festmahl. Hier sollten Sie sich ausführlich vom Gastgeber beraten lassen, er weiß welche Speisen für große Gruppen gut geeignet sind, gut organisierte Betriebe haben eigene Speisekarten, die Ihnen die Auswahl erleichtern. Bedenken Sie das eine Hochzeit ein Zusammentreffen von bis zu vier Generationen ist, stimmen Sie die Auswahl auf Ihre Gäste ab. Je nach Größe der Hochzeitsgesellschaft kann Ihnen ein erfahrener Gastwirt auch den Zeitbedarf für das Mahl nennen. Immer mehr kommen auch warme und kalte Büffets in Mode, wenn Sie so etwas in Erwägung ziehen, sollten Sie die Frage nach der entsprechenden Ausrüstung schon rechtzeitig bei der Auswahl des Lokales stellen. Aber nicht nur die Speisen sollten sorgfältig geplant sein, ein immer wichtigerer Bestandteil des kulinarischen Genusses ist auch die richtige Wahl des passenden Weines. Hier sollte man allerdings auch nicht vergessen, das für die meist bunt gemischte Tafelrunden keine zu extremen Entscheidungen getroffen werden. Die gewählten Weine sollen die Speisen ergänzen und abrunden - auch in diesem Punkt empfiehlt es sich die Fachkenntnisse des Gastbetriebes nicht ungenutzt zu lassen. Aber nicht nur für das Hauptessen ist ein Büffet gut geeignet, ein tolles Tortenbüffet ist sehr oft eine Bereicherung für den Abend. Es lässt den Gästen auch mehr Freiheit selbst zu entscheiden wann Sie, und welches Stück Torte Sie gerne hätten. Besonders für den Mitternachtsimbiss ist ein kleines Büffet mit Suppen und sauren Spezialitäten zu empfehlen. Bedenken Sie das zu fortgeschrittener Stunde nach einem opulenten Mahl, der Hochzeitstorte, Mehlspeisen und dergl. nicht mehr jeder Gast essen möchte, daher eignet sich gerade hier das Buffet besonders gut. Je nach Wunsch mit einer Schinken oder Käseplatte ergänzt, schön dekoriert kann das Büffet bis in die Morgenstunde für die Gäste da sein.